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    慢性组织胶合症治疗——朝气蓬勃的组织系统
    时间:2008-05-26 10:19 发布者:佚名 阅读:5647

    ◇  确立组织单位内、单位间的指示、命令系统
        指示、命令和经营方针的彻底执行,有密切的关联。应该如何拟定经营方针,是“脑”的任务,然后彻底让末端了解此经营方针,就是“神经”的任务了。所谓要确立业务机构的指示、命令系统,就是要让公司全体上下都了解“是谁?”以及“向谁?”下达指示、命令的途径。
        这时候,必须使“组织单位内的指示、命令系统”明确化,并且确立“组织单位间的指示、命令系统”。例如同一部门内的部长—科长—职员这种流程。原则上,各组织单位都要安置“主管”一人,该组织单位的主管为了要分担业务,并且要贯彻执行,因而必须拥有职务上的权限。因此,组织单位内的指示、命令通常都由组织单位的主管来下达。
        “组织单位间的指示、命令系统”也必须明确。指示命令通常是由一个组织单位内有上下关系权能的某处来下达,也有可能是在组织单位之间下达。譬如说,经理部门有时候会监查组织单位是否有违法行为。也就是说以经理部来监查业务部的一种分工方式。如果被监查部门因缺少正当理由而拒绝提出帐票供监查单位查阅,或有所隐瞒等情况时,得以经理部门主管名义,命令被监查部门提出帐票等有关资料备查。
        由此可知,部门之间的指示、命令系统必须明确,否则组织就无法圆满地运用。另外,组织单位之间的联络、传达途径也必须明确,这一点和“业务处理制度”有密切的关系。例如,营业部人员支出交际费时,营业部门主管有交际费支出权限,所支出的事由和金额,如果是在它的自由裁量范围内,那么只要经理部门主管签章认可,该传票转到经理科时,出纳人员只需核对程序上是否有过失,就可进行“金钱的支出”事务了。可是,如果采用“预算管理制度”,则经理部门有预算统制权,倘若该营业部门的交际费已经超过预算时,仍然有权拒绝支付经过正式程序转过来的“营业部门交际费支出传票”。
        如果这些指示、命令系统不能明确建立,即使再完善的组织单位,也无法使公司朝气蓬勃。

    ◇  确立紧急时期、非常时期的报告系统
        “报告”原则上是以和指示、命令相反的途径提出。接受指示的人如果不向原来的指示者提出报告,业务就无法灵活运作了。
        可是,有时候发生的问题或情况特殊,如果向非原下达指示、命令者提出报告,会比较有效。譬如:遇到火警、失窃或车祸时,与其直拉向上司报告,不如向负责干部报告比较适当;又如,推出新产品之后,如果发现技术方面有严重缺陷时,营业部人员有时应该向技术部门主管提出报告,其成效要比向营业主管报告来得高。诸如此事,要不是事先已建立体系,必然会失去组织的灵活性。

    ◇  适应组织单位的重编、改革各种不同的结构
        1. 业务分担的明确化
        组织单位如果按策略编制妥当,则必须划分清楚该组织单位所负担的工作领域,因为组织单位是适应环境编制的,即使老早就已经编制的组织单位,遇到必要时,也必须能适应工作的领域。
        从事明确分担业务时,以下所列举的事项是非常重要的。
        (1)决定分担业务时,组织单位之间不得有“空隙”。
        (2)决定分担业务时,组织单位之间不得有“重复”。
        (3)业务分担事项有“重点业务”与“定型业务”,必须严格区分。
        2. 人力分配的适应化
        前面“选择和‘经营安全率’相称的组织编制法”一项中,提过有关编制组织必须留意事项,其中一项是“不要错过投入第一流人才的时机!”由此可知,人力的分配是使组织机能符合目的而运用的一个非常重要的关键。
        在人力分配方面,必须留意人才的适合性。前面介绍过,公司业务包括经营者业务在内的四大业务,此四大业务又细分为各种不同的组织单位。从各组织单位所分担的事项中,重点业务又因为经营环境或经营方针的不同而划分得更清楚。为了要贯彻执行这些重点业务,在分派任务时,必须选派具备专门的知识、技术、能力者来担任这项工作。
        人力必须根据经营方针和经营策略来分配,这一点意味着平常必须“储备”人才,而就有效运用现有人力资源来说,也必须培养人才。
        3. 职务分派的明确化
        “业务”是指每一个组织单位所分派的工作,而“职务”是分派于该组织单位的“人”所担任的工作。因此,职务分派的明确化也许也该列入人事管理的范畴内。然而,职务也必须划清范围,它必须从经营方针、经营策略中抽出重点职务来,然后查证每一职务是不是为了实现经方针或经营策略而设立?!如果疏忽了这件事,就算是刻意改革了,成效可能不彰。
        4. 职权的明确化
        在组织运用之中,如何规定权限,是个重点。权限往往会被规定为“部长权限”、“科长权限”……等,但问题在于这些职权是否符合最高阶层的期望以及其贯彻执行业务与职务的需要。也就是说各部长行使“部长权限”的结果,如果营运动向和最高阶层的意图背道而驰,那就失去授权的意义了。因此,在组织管理中的“职权”,必须从经营方针或经营策略的观点来衡量,如果会产生负面作用,或为求更灵活运用,则必须做某种程度的调整。
        5. 确立业务管理系统
        确实做好业务考核、管理的工作,例如:年初制作的经营方针和经营计划是不是应该修正?计划的进度状况如何?公司管理规则(administrative regulation)是不是需要修正?遵守状况如何?各业务之中的重点业务、各职务中的重点职务的实行状况如何?职权是否有效行使……等等。
        明确建立这些业务管理系统,正是使组织灵活运作的根本法则。
        6. 建立会议制度
        会议依性质不同区分为:为沟通同一组织单位内的意见而开的会议,以及在不同的组织单位间所开的会议;此外,也有以现实状况向上级报告为主旨的会议,以及为了保持横向联系为目的而开的会议……等等。
        其沟通的内容在下列数点:
        (1)向公司上下通告经营方针、经营计划;
        (2)将现实状况向决策者传达;
        (3)决策的实施;
        (4)联络、调整的实施;
        (5)教育的实施;
        (6)规则的强化;
        (7)确立营运制度。
        为了要使各组织单位的运作更灵活,必须利用业务管理或会议制度来从旁协助。而为了促使一连串的营运能够符合经营的目的,那就需要某些“制度”了。暂且将此制度命名为业务组织的“营运制度”。基本上,“营运制度”本身和“公司管理规则是有关联的。但是,如果整个业务机构是由各种结构和组织单位结合而成,那就必须制定一个约束规范来限制其动态,这就是“营运制度”在组织里所扮演的角色。例如,必须制定“分公司制度”、“业务分担制度”、“职务分担制度”、“职权制度”、“报告制度”、“会议制度”、“各部门业绩评估制度”、“成果分配制度”……等的“营运制度”。
        总之,必须在“认识这些和‘组织’有关的事项是为了达到目的而采用的一种手段”之上,遵循经营方针和经策略,并不断求新求变。唯有如此,才能预防并治疗属于公司无能病的“慢性组织胶着症”。

     

    (此文章来源于其他网站)

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